Le staff

La mise en place et la gestion de votre tournoi vont demander une main-d’oeuvre plus ou moins importante selon la taille de l’événement. Que ce soit pour la manutention, la gestion des participants ou la restauration, il vous est impossible de tout faire seul. En plus comme dit le proverbe, plus on est de fou, plus on rit ! La création d’un staff est donc à prévoir.

Vous devez faire confiance aux personnes vous entourant, vous ne pouvez pas forcément tout chapeauter du début à la fin. Nommez des « chefs d’équipes » par secteur d’activité, ils géreront leur équipe et ils feront les interlocuteurs entre ce groupe et vous.

Trouver son staff

Votre réseau

Pour commencer, êtes-vous un particulier ou bien une association ? En tant qu’association, les premiers auxquels vous devez penser sont vos membres du conseil d’administration et adhérents. S’ils sont inscrits dans votre association, c’est qu’ils seront heureux de vous aider. Si vous êtes un particulier, demandez à vos amis en priorité, ils vous répondront favorablement contre une bière ou deux. Vous pouvez aussi chercher des bénévoles, on en trouve facilement. Si si, il suffit de demander de l’aide autour de soi gentiment !

Vos partenaires

Si vous avez des partenariats, c’est le moment d’en profiter. Demandez leur de vous prêter main-forte au moins pour l’installation de la salle s’ils ne peuvent pas plus. Mettre en place des tables et du matériel seul, c’est fatiguant !

Se distinguer

Si vous souhaitez être distinctement reconnaissable en tant que staff, vous devez habiller tout le monde d’un vêtement identique. Cela peut être un t-shirt, une casquette, une carte plastifiée et vous pouvez bien sûr écrire votre nom et mettre le logo de votre organisme dessus. Il permettra aux visiteurs de savoir à qui s’adresser en cas de problèmes ou pour poser une question. Pour un plus de fun, vous pouvez faire un portfolio avec votre équipe au complet et accrocher ces photos sur un mur.

Les postes

La manutention

Mettre en place les tables, les chaises et les postes demandent du temps et de l’endurance. Vous devez donner les directives à votre chef d’équipe pour qu’il applique le plan de salle comme vous le souhaitez. Pensez que lors de l’installation du matériel, il se peut que quelque chose ne fonctionne pas correctement. Même si la vérification a été faite au préalable, avec le numérique il faut s’attendre à tout !

Pendant le tournoi, votre staff de manutention aura pour rôle de vérifier au bon fonctionnement du matériel et de ramener des chaises ou tables supplémentaires. N’oubliez pas qu’il faut aussi tout débarrasser en fin de journée lorsque les visiteurs sont partis, gardez donc un peu d’énergie !

Gestion de la communication

La communication c’est avant, pendant et après votre événement qu’il faut s’en occuper. Pour résumé, commencez par faire la campagne de pub, continuez avec la diffusion d’informations en continu lors de votre tournoi et terminez avec des remerciements publics sur votre site et vos réseaux sociaux. Notre article sur la communication vous expliquera plus en détails comment réaliser la partie « avant le tournoi ».

Pour votre staff pendant la compétition, trouvez des personnes qui ont le bagout et qui savent enflammer les scènes. C’est sur eux que reposeront toute l’ambiance et la diffusion des informations, que ce soit sur les réseaux sociaux, sites internet ou bien en direct dans la salle.

Responsable de l’accueil

C’est un des postes les plus stressants, il faut être réactif et dynamique pour pouvoir gérer les exposants, les participants et les visiteurs. Faites un coin accueil et pourquoi pas un vestiaire pour garder les affaires des visiteurs en sécurité. Les responsables de l’accueil doivent orienter les exposants vers leur stand et informer les participants de leurs horaires de passage au tournoi.

Coin restauration et buvette

Si vous avez encore du monde pour vous aider, proposez vous-même un coin restauration et buvette. Faire des sandwichs peut être très rapide à 4 ou 5 staffs. Munissez-vous d’une caisse avec de la monnaie, faites un panneau ou une affiche avec les tarifs et vendez ! Pour la buvette, pensez impérativement à faire la demande auprès de la mairie avant toute chose.

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